Interview de Christian Persia, Responsable Affaires Juridiques et Contrôle de Gestion, Compuware.
Afin de rationaliser la création des contrats et de donner un maximum d’autonomie aux opérationnels, la direction juridique de Compuware a mis en place un projet innovant qui s’appuie sur deux piliers : la formation continue qui se matérialise par un cycle annuel, en séance plénière avec toute la force commerciale et une séance de formation pour les nouveaux arrivants, et le partage de l’information qui a consisté à créer un intranet.
Votre projet s’articule autour de la formation continue et du partage de l’information. Concrètement, quels avantages présente-t-il pour la direction juridique et pour les opérationnels ?
Tout d’abord, la formation permet de faire comprendre les enjeux et les impacts de la relation contractuelle, la responsabilité et la protection de nos savoir-faire et de notre propriété intellectuelle. Par cette sensibilisation permanente, les négociations commerciales intègrent intuitivement les bonnes pratiques en matière juridique et la contractualisation se déroule de manière bien plus fluide.
La direction juridique n’apparait pas alors comme une contrainte aux opérations, mais comme un support à la négociation commerciale. Par conséquent elle est impliquée bien plus en amont, et apparait plus rassurante comme un facteur clé de succès.
Ensuite, sur le partage de l’information, la mise en place d’un Intranet à jour et pratique permet d’être naturellement consulté dans le cadre du montage des dossiers de réponse à appel d’offre ou de proposition commerciale, mais aussi de donner à chacun et de manière autonome l’accès aux principaux outils et aux principales règles à suivre.
Notre intranet comporte des formulaires contractuels prêt à remplir, un recueil de clauses plug and play, qui permettent la préparation des documents contractuels et le recueil des règles, outils de tarification, catalogue produit en vigueur... Il devient une boite à outil efficace et pratique pour la force commerciale.
En quoi votre projet permet-il d’assurer une meilleure sécurité juridique ?
En délégant une grande partie de la formalisation des documents juridiques, nous nous assurons que ces documents sur lesquels la force commerciale sont conformes. Par ailleurs, cela nous permet de dégager du temps pour nous concentrer sur la validation de tous les documents qui sont envoyés à nos clients pour signature, mais aussi pour améliorer l’analyse et le traitement des cas proposés et donc d’améliorer la sécurité juridique.
De plus, l’information étant parfaitement accessible et le service tout à fait en mesure de valider à temps les documents contractuels, nous responsabilisons les commerciaux qui doivent garantir que ceux qu’ils proposent en signature à nos clients est conformes et validés.
Comment la mise en œuvre de ce projet a-t-il permis de valoriser la direction juridique ?
Proposer un service réactif et performant aux opérationnels permet de positionner le service juridique plus comme un support aux ventes que comme un passage obligé.
De plus, en formant les opérationnels sur nos documents et notre problématique juridique, cela leur permet de mieux comprendre les enjeux que nous défendons et d’éviter le sentiment d’arbitraire du traitement des dossiers ou du caractère personnel de telle ou telle position.
Ici, la position est claire et partagée par tous.
Comment mesurez-vous l’efficacité de votre projet auprès des opérationnels ?
Cette efficacité se mesure selon plusieurs repères :
– le nombre des litiges,
– l’écart entre les propositions commerciales et les règles que nous devons suivre,
– l’état d’avancement dans le cycle de vente : plus nous sommes perçus comme efficace, le plus tôt nous sommes impliqués,
– la relation générale avec les opérationnels.
Si vous deviez nous donner un chiffre relatif à votre projet, lequel choisiriez-vous ?
Je pense que le 3 s’applique assez bien. C’est l’équilibre entre la formation, le partage d’information et l’équipe qui fait fonctionner le système. C’est le nombre que nous sommes pour répondre aux besoins de Compuware en France.
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